Kennst du das Problem?
Wer? hat dir letzte Woche einen Beleg zum Erstatten geschickt?
War das per E-Mail?, Whatsapp? oder lose Papierzettel?
Wie war noch die Kontonummer? für die Erstattung?
Jahresendabrechnung. Wer hat mir damals? den Beleg geschickt?
So einfach geht's
Mitglied lädt Beleg hoch
Nach dem Login über die vereinseigene Subdomain kann das Mitglied ein Foto oder einen Scan des Belegs direkt hochladen. Dabei werden der Betrag und der Verwendungszweck in einem übersichtlichen Formular eingetragen. Sobald der Erstattungsantrag abgesendet wurde, erhält das Mitglied automatisch eine Bestätigungsmail über den erfolgreichen Eingang des Antrags.
Automatische Benachrichtigung
Der Kassenwart wird über jeden neuen Erstattungsantrag automatisch benachrichtigt und kann diesen anschließend prüfen. Sollten während der Prüfung Fragen aufkommen, können diese direkt am Beleg als Kommentar hinterlegt werden. Nach erfolgreicher Prüfung wird der Antrag entweder freigegeben oder bei Unstimmigkeiten abgelehnt.
Erstattung & Abschluss
Nachdem der Kassenwart die Überweisung getätigt hat, markiert er den Antrag im System als "erstattet". Das Mitglied wird daraufhin automatisch über die erfolgte Erstattung informiert. Der gesamte Vorgang wird anschließend im System archiviert und steht jederzeit für den späteren Jahresabschluss zur Verfügung.
Alles auf einen Blick
Im persönlichen Dashboard des Kassenwarts werden alle wichtigen Informationen übersichtlich dargestellt. Hier findet er auf einen Blick neue und noch ungeprüfte Belege sowie bereits freigegebene Anträge, die noch auf ihre Erstattung warten. Zusätzlich werden kürzlich abgeschlossene Erstattungen angezeigt und über eine leistungsfähige Suchfunktion kann jederzeit auf die komplette Historie aller Belege zugegriffen werden.